Usa el mismo proceso para cada prospecto
Define los criterios antes de recibir documentos: qué necesitas verificar, por qué importa para el arrendamiento, qué alternativas aceptarás y quién tendrá acceso a la información. Un método estable ayuda a evitar revisiones improvisadas y decisiones basadas en impresiones personales.
1. Confirma identidad y capacidad para contratar
Revisa que los datos esenciales coincidan con la persona que firmará. Si actúa mediante representante, propietario o apoderado, identifica la facultad con la que participa. Conserva sólo los documentos necesarios para el propósito informado y limita su acceso a quienes realmente participan en la evaluación.
2. Evalúa la capacidad de pago con criterios claros
Los comprobantes pueden variar según el perfil. Una persona asalariada podría presentar recibos de nómina; una persona independiente, estados de cuenta, declaraciones u otros comprobantes adecuados. Define opciones razonables con anticipación y evita rechazar un expediente sólo porque el prospecto no tiene el documento exacto que usa otra persona.
La evaluación debe considerar el monto de la renta y la información disponible de manera razonable, no convertir una sola cifra en una regla automática sin analizar el contexto. Evita solicitar acceso a cuentas, claves o contraseñas: no son documentos de evaluación y comprometen la seguridad del interesado.
3. Verifica referencias de forma transparente
Pregunta qué referencias se consultarán y para qué. Obtén los consentimientos que sean necesarios antes de contactar a terceros, y registra los resultados relevantes sin copiar conversaciones privadas completas si no son necesarias. Una referencia debe aportar información verificable, no rumores ni opiniones discriminatorias.
4. No consultes reportes crediticios sin autorización
Si el proceso considera consultar un reporte de crédito o una base de datos, revisa que exista una base jurídica y autorización válida cuando corresponda. Explica al interesado qué se consultará y con qué finalidad. No obtengas información mediante credenciales ajenas ni compartas reportes entre asesores, propietarios o grupos de mensajería sin una razón legítima y controles adecuados.
5. Protege los datos personales
- Entrega o facilita el aviso de privacidad correspondiente antes de recopilar información.
- Explica la finalidad del expediente y quién será responsable de su tratamiento.
- Solicita sólo datos pertinentes; evita acumular información sensible sin necesidad.
- Usa canales controlados para recibir documentos y restringe permisos por función.
- No mantengas copias indefinidamente: define plazos de conservación y eliminación.
- No envíes identificaciones, estados de cuenta o reportes a grupos generales de WhatsApp.
6. Documenta la decisión
Utiliza una lista de control que registre el estado de cada requisito: recibido, pendiente, verificado o no aplicable. Si falta información, describe lo que hace falta y ofrece una oportunidad razonable para completarla. Si no se aprueba una solicitud, conserva únicamente el registro necesario y evita observaciones subjetivas o datos que no tengan relación con la renta.
7. Trata a las personas con criterios no discriminatorios
Las condiciones de evaluación deben relacionarse con la operación y aplicarse de manera coherente. No conviertas características personales protegidas en filtros. Si un documento alternativo permite verificar el mismo punto, considera la alternativa con los mismos estándares.
Checklist de expediente
- Finalidad y requisitos comunicados.
- Identidad y facultades revisadas.
- Ingresos o capacidad de pago documentados por una vía razonable.
- Referencias y consultas realizadas conforme a los consentimientos necesarios.
- Aviso de privacidad, permisos de acceso y conservación definidos.
- Resultado y pendientes registrados sin comentarios improcedentes.